Primeiros Passos no Smart Chat
Larissa
Última atualização há 5 meses
O primeiro passo para utilizar o Smart Chat é ativar o seu usuário. Na tela do Smart Chat, vá até o canto superior direito, clique nos 03 (três) pontinhos e selecione a opção "Novo Atendente".
Em seguida, edite o usuário desejado, clicando no "ícone de lápis", na aba "Configurações e API's", selecione a aba "WhatsApp" e em seguida selecione o checkbox de "Habilitado WhatsApp", após selecionado clique em "Salvar", conforme exemplificado abaixo:
Configuração do Número de WhatsApp
No Smart Chat, vá até o canto superior direito, clique nos 03 (três) pontinhos e selecione a opção "Configurações do WhatsApp".
Na aba "WhatsApp", clique no "ícone de lápis", preencha com o número desejado e clique no "ícone de disquete" para salvar, conforme exemplificado abaixo:
Em seguida, ainda na aba WhatsApp, defina o Apelido para o seu número, o usuário responsável pelo número no campo Usuário Admin (o usuário Admin é responsável por receber os atendimentos enquanto não é acionada a fila desejada).
Após isso, defina sua Mensagem Inicial ( é necessário criar a mensagem anteriormente, mas abaixo será explicado sobre essa questão ). Defina também quantas vezes deseja repetir a mensagem inicial ( caso deseje que o Smart Chat envie somente a primeira vez a mensagem inicial, defina a quantidade como 0 (zero), assim não será repetida a mensagem inicial ).
Por último, escolha se deseja que a conversa se encerre automaticamente e em qual período e defina se deseja enviar a mensagem de despedida com o nome do atendente.
Após tudo configurado, clique em "Salvar", conforme exemplificado abaixo:
Conectar o WhatsApp no Smart Chat
Ainda na tela de Configurações do WhatsApp, clique no botão "CONECTAR".
No WhatsApp do seu celular, abra a opção de "escanear um novo dispositivo".
Escaneie o QRCode, conforme o exemplo abaixo. Caso a conexão seja realizada com sucesso, será fechado automaticamente o QRCode.
Iniciando um Novo Atendimento
Para iniciar um atendimento no Smart Chat, vá até o canto superior esquerdo e clique no botão "+ Novo atendimento".
Em seguida, escolha uma das opções abaixo:
- Novo contato: Significa que o atendimento será um novo contato.
- Contatos: Significa que o atendimento será criado a partir de um contato da base de contatos do cliente LeadFinder.
Novo contato
Defina o Telefone de origem, Fila de atendimento, Nome do destinatário e o Número do telefone que deseja iniciar o atendimento.
Em seguida, se desejar, escreva a sua mensagem em Primeira Mensagem e clique em "Iniciar Atendimento".
Também é possível selecionar um Modelo de mensagem.
O Smart Chat abrirá a conversa automaticamente para você continuar com o contato, conforme exemplificado abaixo:
Contatos
Defina o Telefone de origem, Fila de atendimento, em seguida é possível pesquisar o contato pelo Nome ou Número de telefone.
- Atendimentos: lista todos os atendimento do Smart Chat.
- Contatos: lista todos os contatos da base de contatos do cliente LeadFinder.
Gestão de Filas
As Filas são importantes para caso seja utilizado o atendimento no formato de Menu de Opções, pois os atendimentos serão direcionados para os responsáveis da fila. Exemplo: A Fila Financeira ficaria como os responsáveis enquanto o comercial não consegue visualizar os atendimentos que estão no financeiro.
Para configurar a Gestão de Filas, na tela do Smart Chat, vá até o canto superior direito, clique nos 03 (três) pontinhos e selecione a opção "Filas de Atendimento", conforme exemplificado abaixo:
No campo Controle de distribuição da fila, defina como a distribuição dos atendimentos direcionados à fila ocorrerá:
- Respeitar a ordem de usuário: A distribuição será feita automaticamente entre os usuários, respeitando a ordem da fila, que será definida a seguir.
- Todos tem acesso: Todos os usuários pertencentes à fila poderão assumir os atendimentos a ela destinados.
Após isso, clique na aba "Usuários", onde será definido quais usuários pertencem a fila.
Para cada usuário selecionado, defina a Ordem que ele terá e adicione no botão "+ (mais)", no canto direito da janela.
Criação de Modelos de Mensagens
No Smart Chat, vá até o canto superior direito, clique nos 03 (três) pontinhos e selecione a opção "Modelos de Mensagem".
Adicione um novo modelo clicando no botão "+ Adicionar", no canto superior direito e selecione a opção "Mensagem de WhatsApp".
Para cada modelo de mensagem é necessário definir os seguintes atributos:
- Tipo: Escolha a opção da mensagem de acordo a construir.
- WhatsApp - Texto simples: modelo de mensagem simples, contendo somente a mensagem e não aguarda retorno de resposta.
- WhatsApp - Menu de opções: modelo de mensagem o qual aguarda a escolha de UMA opção disponibilizada.
- WhatsApp - Áudio: modelo de mensagem para enviar um áudio selecionado.
- WhatsApp - Vídeo: modelo de mensagem para enviar uma mensagem com vídeo.
- WhatsApp - Imagem: modelo de mensagem para enviar uma mensagem com imagem.
- WhatsApp - Arquivo: modelo de mensagem para enviar um arquivo, como por exemplo, word, excel, pdf, entre outros.
- WhatsApp - Localização: modelo de mensagem que permite o envio de uma localização selecionada.
- WhatsApp - Contato: modelo de mensagem para enviar um contato específico. O número deve ser no formato do WhatsApp: + DDI DDD NÚMERO (Ex: +554131800345)
- WhatsApp - Proposta: modelo de mensagem utilizado para enviar e/ou montar uma proposta digital pelo LeadFinder Smart CRM.
- WhatsApp - Formulário: modelo de mensagem para enviar formulário dinâmico de forma automática. (O formulário é enviado somente para contatos das oportunidades)
- WhatsApp - E-Learning: modelo de mensagem utilizado para enviar o link para acessar o E-Learning.
- WhatsApp - Landing Page: modelo de mensagem para enviar Landing Page dinâmica de forma automática.
- WhatsApp - Lista de botões: modelo de mensagem com lista de botões o qual aguarda a escolha de UMA opção disponibilizada.
WhatsApp - Lista de botões de ação: modelo de mensagem com lista de botões o qual aguarda a escolha de UMA opção disponibilizada. Sendo possível adicionar um link como uma opção e ser redirecionado para uma página ou site, por exemplo. - Título: Usado somente para identificação interna, não aparecendo para o usuário que recebe a mensagem.
- Campo Dinâmico: Utilize os diversos Campos Dinâmicos existentes para criar modelos de mensagens ainda mais personalizado. Um campo personalizado é uma variável que o sistema irá preencher automaticamente dependendo do que foi salvo na oportunidade.
- Mensagem: Campo para alocar a mensagem que será enviada no momento em que o Modelo de Mensagem ser selecionado.
- Mensagem de despedida (Para template inicial): Campo para alocar a mensagem de despedida que pode ser utilizada tanto manualmente ao encerrar um atendimento, quanto no encerramento da conversa automaticamente. (A mensagem de despedida é definida no TEMPLATE INICIAL, não sendo necessário criar outras mensagens de despedida)
Após configurar, clique em "Salvar", conforme exemplificado abaixo:
Com a criação da Mensagem Inicial, volte nas Configurações do WhatsApp e defina a Mensagem Inicial.
Agendamento de Mensagens
Dentro do atendimento, vá até o canto inferior esquerdo, clique no botão "+ (mais)" e selecione a opção "Agendar mensagem".
Confira a Data e Hora do agendamento.
Preencha a mensagem desejada e clique no botão "Agendar".
Também é possível selecionar um "Modelo de Mensagem", estruturado anteriormente, conforme exemplificado abaixo:
OBS: A mensagem será executada na data e hora agendada.
Transferir um Atendimento
Dentro do atendimento, vá até o canto central direito e clique no botão "Transferir". Em seguida, defina para qual fila e para qual atendente deseja transferir.
Após definido, clique no botão "Transferir", conforme exemplificado abaixo:
OBS: Ao selecionar determinada fila, o sistema irá trazer apenas os usuários pertencentes aquela fila e ao contrário também é verdadeiro.
Finalizar um Atendimento
Dentro do atendimento, vá até o canto central direito, clique no botão "Finalizar" e em seguida clique em "Confirmar", conforme exemplificado abaixo:
OBS: Ao encerrar um atendimento silencioso não será enviado a mensagem de despedida para a conversa no Smart Chat.
Histórico do Atendimento
Dentro do atendimento, vá até o canto central direito e clique em "Atendimentos". Para visualizar o histórico, basta clicar nos atendimentos, conforme exemplificado abaixo: